Анализ и совершенствование организационной структуры управления подразделением компании

Большинство руководителей организаций не уделяют должного внимания структуре управления своими подчиненными, а также предъявляют «малые» требования к специалистам, работающим в менеджерских и экономических службах. Руководители отделов должны быть умелыми организаторами, расчетливыми хозяевами производства, уметь четко определять основные пути повышения эффективности деятельности фирмы.

Более рациональные организации применяют научный подход к управлению организацией, и постоянно улучшают и совершенствуют технологии производства и управления персоналом, которые впоследствии дают ощутимый результат в повышении эффективности деятельности предприятия и будут способствовать улучшению экономического положения фирмы.

В рамках организационной структуры управления проходит управленческий процесс, а задачи и функции управления должны распределяться между работниками, следовательно - они должны знать свои права и обязанности, а также нести ответственность за своевременное их исполнение. С этой точки зрения, можно рассматривать управленческую структуру, как кооперационную форму и разделение управленческой деятельности, в которой проходит управленческий процесс, который направлен на достижение целей намеченных менеджментом. Структура организации - это логические взаимоотношения уровней функциональных областей и управления, построенные в таком виде, который позволяет достигать целей организации наиболее эффективно.

Итак, управленческая структура содержит в себе все цели организации, которые распределяются между различными звеньями, которые должны обеспечивать координацию отдельных действии по их выполнению. Поэтому можно рассматривать ее как обратную сторону характеристики механизма функционирования. Взаимосвязь структуры управления с ее ключевыми понятиями – его функциями, целями, механизмом функционирования, процессом, людьми и их полномочиями – говорят об ее значительном влиянии на все стороны работы организации. Именно из-за этого менеджеры всех звеньев уделяют огромное внимание методам и принципам формирования, комбинации видов структур или выбору типа структур, изучают тенденции в их оценке и построении, в соответствии с их поставленными целями и задачами.

В нынешних условиях продуктивность предприятия зависит от рациональной организации управления. Современные управленцы должны четко ставить цели и задачи своим подчиненным, а также четко определять обязанности каждого из подчиненных.

Также стоит отметить, что среди основных проблем менеджмента важнейшими из них будут разработка управленческого решения, его принятие и осуществление, которое представляет собой основной инструмент управляющего воздействия. Эта проблема – не только академическая. Можно сказать, что эта проблема несет в себе серьезную прикладную значимость, которая обычно возрастает по мере усложнения хозяйственных ситуаций и управленческих задач, которые требуют незамедлительного решения. Об этом также может свидетельствовать и возрастающие потери в результате даже незначительных ошибок, допущенных при решении.

Поэтому для эффективного принятия решений необходимо выполнять управленческие функций грамотно и четко, и тогда повысится эффективность организации в достижении ее целей, а с помощью принятия обоснованных решений увеличится и прибыль организации.

В данной работе мы постараемся выделить типы используемых моделей и методов принятия управленческих решений.

В связи с этим тема диссертационной работы «Анализ и совершенствование организационной структуры управления подразделением компании» актуальна и на сегодняшний день.

Управление предполагает ведение предприятия к поставленной цели и использование его ресурсов наилучшим образом. Принято считать, что не существует идеальной модели управления, поскольку каждое предприятие уникально. Поэтому фирмы находятся в процессе постоянного поиска своей собственной модели управления.

Современная система управления на предприятии должна быть, прежде всего, простой и гибкой. Главным ее критерием должно быть обеспечение эффективности работы предприятия и его конкурентоспособности. На предприятиях без соблюдения этих условий трудно вообще рассчитывать на успех.

Организационная структура предприятия – это средство для достижения поставленных целей и задач. Работа над созданием организационной структуры должна начинаться с определения целей и стратегии предприятия. Структура следует за стратегией, определяется ею; следовательно, структура меняется тогда, когда меняется стратегия.

Одним из важнейших факторов развития и функционирования предприятия является управленческая деятельность. Она должна постоянно совершенствоваться в соответствии с объективными требованиями производства. Стоит отметить, что организационная форма и характер деятельности фирмы играет большую роль в изменениях.

При этом основным аспектом управления организацией является создание и внедрение структуры предприятия. Элементами структуры предприятия являются отдельные сотрудники, отделения и другие звенья аппарата управления. В рамках структуры предприятия протекает процесс управления. Между участниками управленческого процесса должны быть распределены функции и задачи управления, и ответственность и права за их выполнение.

Предприятие в современных условиях поставлено в сложные условия хозяйствования. С одной стороны, несовершенство законодательства, высокие налоги, разрыв производственных связей, как с поставщиками, так и с покупателями дестабилизировали положение на рынке. С другой – устаревание оборудования, моральный и материальный износ, отсутствие средств на ремонт, замену и модернизацию.

Изменение условий производственной деятельности и необходимости адекватной приспособленности к ней управленческой системы может сказаться не только на усовершенствованиях предприятия, но и на распределении управленческих функций по формам их взаимодействия и уровни ответственности.

В этих условиях становятся актуальными вопросы изучения построения организаций. Рыночная экономика требует быстрого реагирования на изменение спроса, совершенствование и видоизменение продукции, технологий и способов управления и построения организаций. Не секрет, что каждая организация возникает и живет по-разному, по-разному реагирует на происходящие перемены. Совершенствование организационных форм управления – одна из важнейших задач, стоящих перед руководством.

Одной из основных управленческих функция является функция организации. Она устанавливает постоянные и временные взаимоотношения между всеми подразделениями предприятия, определение порядка и условие функционирование предприятия.

Организационная функция осуществляется в фирме посредством составления положений об отделах и экономических службах организации. Это очень важный процесс, требующий постоянного внимания со стороны руководства. Хорошо продуманная организация экономических служб предотвращает конфликтные ситуации, способствует налаживанию плодотворной и оперативной работы. С другой стороны, ошибки в организации порождают "силы", которые стремятся разорвать организацию, создают препятствия в работе.

Организационная функция осуществляется через оперативное управление и через административно-организационное управление.

Оперативное управление нужно для того, что бы предприятие функционировала в соответствии с утвержденными планами фирмы. Оно сводиться к периодическому или непрерывному сравнению фактических результатов с результатами, которые были намечены в плане, и если это необходимо, то к последующей их корректировки.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Это предполагает то, что формируется организационная структура фирмы, определяются факторы и методы построения организационной структуры. То есть происходит процесс создания или улучшения организационной структуры, взаимосвязь входящих в нее экономических служб, их интеграция и дезинтеграция. На этом этапе также происходит расстановка руководящих кадров экономических служб и подразделений, происходит процесс формирования должностных инструкций, а также разграничения полномочий и ответственности, выделяются линейные и штабные экономические службы.

Этот путь реализации функции организации предполагает то, что в организации должна быть создана система оперативного реагирования на изменения в короткий промежуток времени.

Структура управления заключает в себе все цели предприятия, которые распределяются между различными звеньями, а связи между ними должны обеспечивать координацию отдельных действий по их выполнению.

Цели – это те ключевые результаты, к которым предприятие стремится в своей деятельности на протяжении длительного периода времени. Цели не могут быть постоянными, они меняются в связи с изменениями внешних и внутренних условий, при достижении предшествующих целей или вследствие признания их ошибочности.

Таким образом, главным требованием к управлению предприятием в условиях рынка является обеспечение его гибкости и приспособляемости к меняющимся условиям хозяйствования.

Для реализации функций управления коллективом используются определенные методы руководства, представляющие собой совокупность приемов управления, используемых руководителем. Обычно они фиксируются в специальных уставных положениях. Так называемая поведенческая модель руководителя складывается в процессе выполнения им профессиональных управленческих функций. Умелый выбор приемов и методов управляющего воздействия на коллектив определяет профессиональное мастерство руководителя.

В недавнем прошлом при характеристике методов управления все внимание сосредотачивалось только на экономических и административных методах. Но за последнее время сформировалось представление о наличии трех основных групп методов управления: экономических, организационно-распорядительных и социально-психологических.

Экономические методы представляют собой комплекс образных экономических рычагов, создающих выгодные для хорошей работы условия.

Административные методы отличаются от экономических лишь формами и приемами воздействия (однозначное воздействие, продиктованное приказом или распоряжением), но и те, и другие призваны решать одинаковые задачи.

Социально-психологические методы заключаются, прежде всего, в создании определенных отношений в коллективе, таких, при которых выбор поведения, необходимого руководителю, осуществляется добровольно, в соответствии с ценностями и нормами коллектива. Один из важнейших элементов социально-психологического метода – убеждение. Однако принуждение, убеждение или просьба также могут использоваться в деятельности руководителя.

Руководитель, в первую очередь, должен выбирать наиболее эффективные методы воздействия, учитывая конкретные условия, форму работы коллектива, индивидуальность каждого работника. Но стоит учесть, что различные методы управления тесно взаимосвязаны, и методы руководства нельзя противопоставлять друг другу.

Функции, методы и стиль руководства реализуются при конкретных обстоятельствах в оперативных действиях руководителя. Среди прочих оперативных управленческих действий выделяются следующие основные: распределение заданий и полномочий, контроль над процессом их выполнения, применение каких-либо стимулов выполнения заданий со стороны руководителя.

Оценка результатов труда – одна из функций управления персоналом в ТОО «ПКФ Титан», направленная на определение уровня эффективности выполнения работ. Она является составной частью деловой оценки персонала, наряду с оценкой его труда и личностных качеств, и состоит в определении того, насколько результаты труда сотрудника соответствуют поставленным задачам и запланированным показателям.

Результат деятельности самого руководителя предприятия выражается через итоги выполнение плана, а также через социально-экономические условия труда сотрудников, в том числе уровень оплаты труда и иную мотивацию персонала. А результат деятельности специалистов определяется через объем, полноту, качество и своевременность выполнения своих функций и обязательств.

Наряду с количественными показателями - прямыми, на предприятии используются и другие факторы, характеризующие степень достижения результатов. Сюда относятся: оперативность работы, напряженность, интенсивность, сложность и качество труда. Эти факторы характеризуют деятельность работника по определенным критериям, соответствующим идеальным представлениям о процессе выполнения должностных обязательств и функций, составляющие основу данной должности, и то, какие качества должны быть проявлены. Оценка персонала в ТОО «ПКФ Титан» осуществляется для определения соответствия работника вакантному или занимаемому рабочему месту и выполняется с помощью аттестации кадров.

Аттестация кадров – это некая комплексная оценка, учитывающая потенциал работника и его индивидуальный вклад в конечный результат. Аттестация, как способ оценки персонала, существует в ТОО «ПКФ Титан» со дня основания. Основные критерии, по которым осуществляется аттестация сотрудников: выполнение функциональных обязанностей, достигнутые результаты деятельности, личные качества.

По результатам аттестации принимаются решения о дальнейшем служебном росте, перемещении или увольнении сотрудника. Основные задачи аттестации сотрудников: развитие персонала и усиление мотивации труда; определение степени соответствия работника занимаемой должности; формирование резерва кадров на выдвижение на руководящие должности; определение потребности в повышении квалификации, профессиональной подготовки или переподготовки.

Анализируя организационную структуру производства и управления, следует отметить, что она представляет собой традиционно сложившуюся систему, громоздкую, не рациональную и не адаптированную к изменяющимся новым рыночным условиям и объема производства.

Организационно-управленческая структура ТОО «ПКФ Титан» является линейно–функциональной по характеру своего построения. При этой структуре управления каждый работник знает свои обязанности и задачи. По сути, это – четко построенная и отработанная схема, где каждый рабочий исполняет отведенную ему роль.

Эта структура управления идеальна для стабильного экономического положения и основана на выполнении однообразных действий. ТОО «ПКФ Титан» благополучно работал по такой схеме при стабильном рынке. Эта система была выбрана, потому что внутренние организационные связи были ясно очерчены, и данная система управления позволяла повышать профессиональные навыки персонала. Также стоит отметить, что система контроля и управления была достаточно проста.

Но административно-командная управленческая структура не соответствовала тому экономическому положению, в котором оказалось организация. Она не могла выполнять задачи, стоящие перед руководством. Был невозможен выход на новые рынки, оценка труда производилась обобщенно, а не конкретно по отдельно взятым отделам.

Таким образом, с изменениями экономического положения в системе управления появились большие недостатки, которые требовали изменения организационной структуры и всех ее недостатков.

Требовалось совершенствование организационной структуры управления персоналом предприятия. Для того, чтобы структура управления персоналом предприятия могла свободно адаптироваться к постоянно изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования организации, необходимо ее комплексное совершенствование.

Для этого предполагается внедрить адаптационную систему повышения эффективности управления предприятием.

Суть адаптационной системы заключается в повышении эффективности функционирования предприятия, через приспособления структуры управления к новым рыночным условиям. Данная система будет охватывать все уровни предприятия: производственные единицы, отделы, участки, рабочие места.

Структура управления ТОО «ПКФ Титан» просуществовала долгие годы, являлась наиболее типичной для многих предприятий нашего города. Она вполне соответствовала тем задачам, которые стояли перед предприятием в условиях плановой централизованной экономики, и вполне адекватно функционировала. Изменение внешней среды потребовало соответствующей корректировки структуры. Руководство предприятия осознало тот факт, что структуру управления необходимо преобразовывать, при которой практически каждое структурное подразделение наделяется той или иной степенью самостоятельности, ориентируется на потребности определенного рынка и становится бизнес-единицей в составе компании.

ЛИТЕРАТУРА

1. Веснин В.Р. Основы менеджмента // Элит-2000, 2001. - 440 с.

2. Виханский О., Наумов А. Менеджмент 4-е издание: Учебник // Экономист. - 2008, 670 с.

3. Лунев В.П. Тактика и стратегия управления фирмой. Учебное пособие. – М.: ДИС, 1998.

4. Мельник М.В. Анализ и оценка систем управления на предприятиях. – М., 1989.

5. Франчук В.И. Основы построения организационных систем. – М., 1991.

6. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. – М.: «Фирма Гардарика», 1996. - 416 с.

7. Коно Т. Стратегия и структура японских предприятий: Пер. с англ. / Общ. ред. и вступ. ст. О.С. Виханского – М.: «Прогресс», 1987. - 384 с.

8. Мильнер Б.З. Теория организаций. – М.: ИНФРА - М, 1998. - 336 с.

9. Думачев А.П. Эффективная система организации производства. – М., 2001.

10. Завьялов П.С., Демидов В.Е. Формула успеха: маркетинг. – М., 2001.